鍵管理業務の完全自動化を実現 ─ 1日6〜7時間の作業をわずか5分に短縮

アーバンシステム株式会社様の王子流通センターにおいて、鍵管理業務の完全自動化を実現しました。従来、担当者が1日あたり6〜7時間を費やしていた鍵の貸出・返却管理業務を、わずか5分程度の確認作業にまで短縮。業務効率を劇的に改善しました。

王子流通センターでは、日々数百件にのぼる鍵の貸出・返却が発生します。これまではExcelベースの台帳で担当者が手動で記録・照合を行っており、鍵の種類や貸出先、返却期限、担当者のシフトなど多くの条件が複雑に絡み合う中、ミスの許されない業務に膨大な時間が費やされていました。

通常のRPAでは対応できない複雑さ

この業務の自動化にあたり、一般的なRPAソフトウェアの導入も検討されました。しかし、市販のRPAツールはGUI操作の自動化やルーティンワークの反復には優れている一方で、今回のような複雑な業務ロジックには対応しきれないという壁がありました。

鍵管理のルールは単純な条件分岐では表現できません。貸出状況・返却履歴・担当者のシフトパターン・鍵の種別ごとの例外処理・拠点をまたいだ移動ルールなど、多数の変数が相互に依存しながら動的に変化します。さらに、複数のデータソースをリアルタイムに参照・判断する必要があり、従来型のRPAでは処理の信頼性を担保することが困難でした。

そこでKurasakuでは、この業務に特化したアルゴリズムをゼロから設計・開発するアプローチを選択しました。

独自アルゴリズムの開発

開発したシステムの中核は、鍵管理に特化した独自のマッチング・判定アルゴリズムです。以下のような処理をリアルタイムで自動実行します。

条件分岐は数百パターンにのぼり、アルゴリズムの設計・テストには多くの試行錯誤を要しました。現場のオペレーションを何度も徹底的にヒアリングし、例外的なケースも含めてあらゆるシナリオを網羅。結果として、人手による判断を完全に代替できる精度を達成しています。

送付状の印刷業務も完全自動化

鍵管理の自動化に加え、鍵の発送に伴う送付状のプリントアウト業務も一連のシステムに組み込みました。従来は送付状の宛先・内容をすべて手作業で入力し、印刷・封入していましたが、自動化後はシステムが貸出情報をもとに送付状を自動生成し、プリンターへの出力指示まで一連の流れで完結します。

これにより、宛先の入力ミスや送付先の取り違えといったヒューマンエラーが根本から解消されました。担当者は最終的な出力結果を確認するだけで済むため、精神的な負担も大きく軽減されています。

導入効果

現場の担当者様からは「これまで丸一日かかっていた作業が、朝の数分で終わるようになった」「ミスの心配がなくなり、安心して他の業務に取り組めるようになった」といったお声をいただいています。

Kurasakuでは、市販のRPAやパッケージソフトでは対応しきれない複雑な業務課題に対して、お客様の現場に深く入り込み、オーダーメイドのシステム開発を行っています。「この業務、自動化できないだろうか？」というご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。